台灣服務科學學會

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台灣有許多以會員發展、活動推廣為核心工作的學會,如何在人力精簡/且流動率可能不低的狀況下,透過網站與CRM系統有效地維持運作?

根據內政部的資料統計,台灣有將近五千個「學會」組織,證明台灣人活到老學到老的好學不倦...然而,可想而知多數的學會運作都是小而美,人力精簡/一人身兼數職,在這種情況下,組織內部若能有良好的工作流程規範,再加上網站與資訊系統的協助,應可有效地提升工作效率,達成組織的使命。跨領域/整合性的台灣服務科學學會,因應過去的廠商無法繼續維護/新增功能,因此找上我們,希望透過與網站整合CRM服務,可以協助學會有效處理例行性事務。

學會會員申請/線上審核/自動通知/線上繳費

透過與 netiCRM 整合的會員功能,申請加入學會不再是多種表單/email/線上&線下流程的組合,使用者可以透過線上表單申請加入學會,經由學會秘書處與審查委員的二階段線上審查,系統也會自動寄送各種通知信件,最後再由使用者線上刷卡繳費完成整個申請程序。將來也會在會籍到期前自動通知會員、會員直接線上續繳會費,對於重複性的組織工作有相當大的幫助。

會員專屬權益:活動折扣/線上文件

所有的學會會員都有專屬帳密(或是可透過 Facebook 帳號登入),登入後除了可以在報名活動時取得費用優惠之外,也設計了會員專區,可存放專供會員、或是參加過某些活動的會員瀏覽的文件。操作方式就跟使用一般的網站上稿後台相似,僅需勾選可以瀏覽該份文件的角色或活動即可。

細節裡的魔鬼

以上兩大項工作講起來簡單,實作上其實也有些複雜的部分,牽涉到使用者(學會會員)實務上的操作情境。舉例來說,團體會員的代表人通常是大老闆,但是負責申請/處理會籍的可能是秘書或其他員工,相關的資料設計、設定與流程,還頗花了一番功夫。而網站改版一定會碰到的資料移轉、會員移轉等工作,也是常見、但常有例外狀況(資料不完整)。